Arhivare

Servicii de arhivare

În vederea aplicării prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996, republicată şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 privind evidenţa documentelor pentru gruparea documentelor în dosare, ordonarea şi efectuarea de operaţiuni arhivistice la documentele neconstituite în dosare, se apelează la “Servicii de arhivare”.
Prin efectuarea „Serviciilor de arhivare” (de îndosariere) se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, îndepărtarea tuturor obiectelor ce nu aparţin fondului arhivistic, îndosarierea, copertarea, găurirea, şnuruirea, numerotarea filelor, opisarea dosarelor, etichetarea, certificarea unităţilor arhivistice, înscrierea datelor pe coperta de dosar, selecţionarea pe termene de păstrare, întocmirea inventarelor pe suport de hârtie şi pe suport electronic, aranjarea în cutii de arhivare a dosarelor constituite, etichetarea cutiilor de arhivare.
Materialele, uneltele de lucru și celelalte mijloace necesare efectuării lucrării de „servicii de arhivare” descrise mai sus se vor asigura de operatorul economic prestator.

CONŢINUTUL “SERVICIILOR DE ARHIVARE”

Etape de parcurs pentru realizarea activităților de prelucrare arhivistică:

• desprăfuirea documentelor;
• toaletarea documentelor,
• înlăturarea accesoriilor metalice (acelor, agrafelor, etc.), filelor nescrise, dubletelor, ciornelor, notelor şi însemnărilor personale etc.;
• ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (pe grupe de dosare) în ordinea indicată de Operatorul de program (în principiu, în ordine cronologică, potrivit problematicii şi după termenele de păstrare ale Nomenclatorului Arhivistic deţinut de creatorul de documente);
• găurirea cu utilaje care să nu deterioreze documentele;
• numerotarea filelor dosarelor;
• certificarea dosarelor;
• întocmirea opiselor dosarelor pe suport de hârtie și suport electronic;
• etichetarea dosarelor;
• constituirea inventarelor pe suport de hârtie şi pe suport electronic;
• conservarea dosarelor în cutii standard de arhivare (cf. legii), cutii etichetate în baza opisului conținut.